Oleh Rere ICW
Fungsi dan peranan perpustakaan pada saat ini menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan dan program yang ada dalam suatu lembaga atau intitusi tertentu. Terlebih diperguruan tinggi, perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari proses belajar dan mengajar mahasiswa dan dosen.
Perpustakaan merupakan tempat menyimpan semua jenis koleksi informasi dalam bentuk buku, laporan, jurnal, CD dan lain-lain. Informasi yang ada di perpustakaan sebaiknya dikelola dengan cara sistematis sehingga bisa ditemukan kembali dengan mudah (retrieval system).
Kerja di perpustakaan meliputi pengadaan (acquisition), pengolahan (management) dan pelayanan (services).
Pengadaan
Pengadaan koleksi perpustakaan dilakukan untuk meningkatkan koleksi yang sudah ada sebelumnya. Pengadaan koleksi tidak terbatas hanya buku saja tapi juga majalah/jurnal/newsletter, cd/vcd, kaset, dan lain-lain yang memang sangat diperlukan oleh lembaga yang bersangkutan.
Pengadaan koleksi diperpustakaan dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu hibah/hadiah, beli, dan tukar menukar dengan lembaga/institusi lain. Inisiatif pengadaan bisa dilakukan sebagai berikut:
a. Beli
Pembelian koleksi bahan pustaka bisa dilakukan oleh pustakawan dengan persetujuan atasan. Masukan untuk judul-judul bahan pustaka yang akan dibeli bisa didapat dari staf/program lain yang memang membutuhkan. Atau pembeliah bahan pustaka dapat dilakukan langsung perorangan (dengan ketentuan bahan pustaka yang dibeli memang benar-benar dibutuhkan).
b. Tukar menukar
Tukar menukar dapat dilakukan dengan lembaga/isntitusi lain yang mengeluarkan bahan pustaka yang diperlukan
c. Hadiah
Biasanya ada lembaga-lembaga tertentu yang mengeluarkan bahan pustaka dan memberikannya dengan gratis kepada lembaga-lembaga yang membutuhkan. Misalnya beberapa funding mengeluarkan buku dan akan membagikannya kepada lsm-lsm yang menjadi mitranya atau lsm yang menerima dan hibahnya.
d. Minta
Mengajukan permintaan kepada lembaga tertentu.
Pengolahan
Pengolahan koleksi yang ada diperpustakaan dilakukan sesuai dengan jenis koleksi tersebut, misalnya buku, majalah/jurnal, CD, kliping dan lain sebagainya.
Inti dari pengelolaan perpustakaan adalah agara kita dapat dengan mudah menemukan kembali dokumen.buku yang ada diperpustakaan dengan mudah.
Pengolahan buku/prosidings
- Registrasi ke buku induk
Registrasi buku ke dalam buku induk (untuk mengetahui jumlah buku, prosiding, laporan yang diterima perpustakaan setiap bulannya/setiap tahun dan mengetahui berapa eksempar yang diterima)
Melakukan pendataan awal buku yang masuk, dan diberi no induk sesuai dengan kebijakan lembaga.
Misalnya: 01-Januari2009 à buku no 1 pd januari 2009.
- Subjecting dan klasifikasi
Melakukan penentuan subjek untuk buku yang sudah di daftar dan menentukan no klasifikasi yang susai dengan subjek buku tersebut.
Klasifikasi yang umum dipakai adalah Dewey Decimal Classification (DDC), namun banyak lembaga juga yang menggunakan model klasifikasi lain misalnya Universal Decimal Classification (UDC), Infotera (klasifikasi khusus subjek lingkungan yang dikeluarkan oleh UNEP), HURIDoc (klasifikasi khusus subjek Human Rights), dan lain-lain.
- Data entry
Data entry koleksi yang sudah didata dan diklasifikasi ke program database perpustakaan. Ada banyak sekali program database untuk perpustakaan antara lain WIN/ISIS yang dikeluarkan oleh UNESCO, Athenaeum, Senayan yang dikeluarkan oleh Diknas, dan masih banyak lagi.
Semua program memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, tinggal si pengelola informasi menentukan program database apa yang akan dipakai.
- Labelling
Jika semua dokumen telah didata dalam databse,a maka kemudian yang dilakukana adalah pemberian label. Label diberikan untuk memudahkan mengelompokan dokuemn sesuai dengan subjeknya masing-masing di rak.
- Shelving
Penempatan dokumen(buku) yang telah dilabel sesuai dengan subjeknya/no kalsifikasinya.
Pengelolaan majalah dan terbitan berseri
Pada dasarnya hamper sama dengan mengolah buku, tapi kemudian juga tergantung kreativitas pengelola iformasi. Yang biasanya dilakukan dalam negolah informasi dalam bentuk jurnal/majalah adalah sebagai berikut:
- Weeding
Pemilahan bahan pustaka yang masih digunakan dan yang sudah tidak digunakan. Pemilahan ini dilakukan setahun sekali (jika diperlukan) dan koleksi yang disingkirkan biasanya 5-7 tahun kebawah. (sesuai dengan kebijakan lembaga/pengolah informasi lembaga yang bersangkutan)
- Registasi semua judul majalah dan terbitan berseri yang ada di perpustakaan.
- Membuat database artikel terbitan berseri jika diperlukan
- Entri artikel yang diperkirakan perlu masuk ke dalam database.
Untuk artikel yang masuk ke dalam data base ini biasanya difokuskan pada subjek yang paling banyak dicari dan digunakan dalam kegiatan dan program tertentu.
- Binding (Penjilidan)
Binding ini umunya dilakukan setahun sekali
- Shelving (penyusunan koleksi ini berdasarkan abjad
Pelayanan
Selain menyimpan dan mengolah informasi yang ada diperpustakaan, salah satu tugas perpustakaan dan pengelolan informasi adalah pelayanan informasi. Pelayanan informasi perustakaan disini terbagi menjadi 2 yaitu terbuka dan tertutup.
Terbuka
Pelayanan informasi terbuka bagi siapa saja yang memerlukan dan tidak terbatas pada kelompok tertentu. Dan koleksi yang ada bisa diakses langsung ke jajaran koleksi, contohnya perpustakaan umum.
Tertutup
Pelayanan hanya diperuntukan bagi staf internal di suatu lembaga saja. Pengguna luar lembaga tersebut hanya bisa menggandakan informasi yang ada dan tidak bisa mengakses langsung ke jajaran koleksi.
